Definiciones clave
En un plan financiero hay dos preguntas que lo cambian todo: ¿cuánto me cuesta existir? y cuánto me cuesta vender una unidad más? La primera está relacionada con los costes fijos y la segunda con los costes variables.
Costes fijos: son costes que, en el corto plazo, no dependen del volumen de ventas. Se mantienen relativamente estables aunque vendas más o menos (hasta cierto punto).
- Alquiler del local u oficina
- Sueldos de estructura (administración, dirección)
- Licencias de software, gestoría, seguros
- Servicios mínimos (internet, alarmas, mantenimiento base)
Costes variables: son costes que aumentan cuando vendes más y disminuyen cuando vendes menos. Normalmente se mueven “por unidad”, por pedido o por servicio entregado.
- Materias primas e insumos
- Coste de fabricación o aprovisionamiento por unidad
- Comisiones por venta (marketplaces, comerciales, pasarela de pago)
- Envíos y embalajes por pedido
Si quieres una regla simple (aunque imperfecta): un coste es variable si “se activa” al vender. Si existe aunque vendas cero, tiende a ser fijo.
Ejemplos comunes (y los costes “grises”)
Hay costes que son obvios: el alquiler suele ser fijo y la materia prima suele ser variable. Pero en la práctica aparece la zona gris, que es donde la mayoría se equivoca.
¿Qué pasa con el personal?
El personal puede ser fijo o variable según la lógica del negocio:
- Fijo: si son puestos de estructura (dirección, administración, backoffice) o si su coste no cambia con las ventas.
- Variable: si el coste depende directamente de la actividad (horas extra por producción, refuerzo por campañas, autónomos por proyecto, comisiones por venta).
En negocios de servicios, esto es crucial: si el equipo está dimensionado “a capacidad”, entonces una parte del coste del personal funciona como variable cuando necesitas ampliar equipo para entregar más.
Costes escalonados: “fijos… hasta que dejan de serlo”
Algunos costes parecen fijos, pero solo hasta un nivel de actividad. Por ejemplo:
- Un almacén que se queda pequeño y exige alquilar uno mayor
- Un software que sube de precio al pasar de X usuarios
- Un equipo de soporte que necesita nuevas contrataciones al crecer la base de clientes
A esto se le suele llamar coste fijo escalonado. En un modelo financiero serio conviene reflejarlo por tramos.
Mi criterio profesional: evita el autoengaño
He visto muchos planes en los que se “empujan” costes a la categoría que más conviene para que el Excel salga bonito. Clasificar mal no mejora el negocio: solo te impide verlo. Un plan financiero útil es el que te ayuda a decidir, no el que te tranquiliza.
Por qué importa para el Break Even
El punto de equilibrio (Break Even) responde a una pregunta concreta: ¿cuánto tengo que vender para no perder dinero?
Para calcularlo necesitas el margen de contribución, que es lo que te queda de cada venta para cubrir costes fijos.
Margen de contribución = Precio – Coste variable
Y el Break Even en unidades se calcula así:
Break Even (unidades) = Costes fijos / Margen de contribución por unidad
Si mezclas costes y llamas “variable” a algo que en realidad es fijo, tu margen parecerá más alto y el break even saldrá más bajo. El resultado: un plan “viable” en el papel que puede ser inviable en la realidad.
Mini ejemplo
- Precio: 100 €
- Coste variable real: 40 €
- Margen contribución: 60 €
- Costes fijos: 12.000 €/mes
Break Even: 12.000 / 60 = 200 unidades/mes
Ahora imagina que metes parte del personal (que es fijo) como “variable” por error. El coste variable “sube” artificialmente, el margen baja, y tu análisis de precios y volumen se vuelve confuso. O al revés: escondes costes fijos y tu break even se vuelve peligrosamente optimista.
Conclusión
Los costes fijos y variables no son un concepto académico: son la base para entender márgenes, pricing y viabilidad. Si tu clasificación está mal, tus decisiones también lo estarán.
Mi recomendación: clasifica con criterio, revisa los costes “grises” y calcula el break even con honestidad. Un punto de equilibrio realista te permite tomar decisiones a tiempo: ajustar precios, reducir estructura o rediseñar el modelo.