1. Entiende los 3 estados financieros (sin tecnicismos)
Antes de proyectar, necesitas distinguir tres “pantallas” distintas. Si las mezclas, te saldrán números raros. Piensa en ellas así:
1.1. Pérdidas y Ganancias (P&L): “¿gano dinero?”
El P&L te dice si tu negocio es rentable en un periodo (mes, trimestre, año). Incluye ingresos y gastos, aunque no hayas cobrado todavía (esto es importante).
- Sirve para: saber si tu modelo tiene margen y si la estructura es sostenible.
- Error típico: “tengo beneficio, así que estoy bien” (y luego no hay caja para pagar nóminas).
1.2. Balance: “¿qué tengo y qué debo?”
El Balance es una foto: lo que tienes (activos), lo que debes (deudas) y lo que es tuyo (patrimonio). Es el estado que explica por qué puedes tener beneficio y aun así estar ahogado.
- Ejemplo simple: vendes mucho, pero tus clientes te pagan a 90 días → tienes “derechos de cobro” (activo), no caja.
- Error típico: no proyectar cobros/pagos y descubrir tarde que necesitas financiación.
1.3. Cash Flow: “¿cuánto dinero entra y sale de verdad?”
El Cash Flow es el más importante para sobrevivir. Si la caja llega a cero, el negocio se para. Aquí solo importan cobros y pagos reales.
Checklist rápido (para principiantes)
- ¿Tu P&L es positivo? Bien: el modelo puede ser rentable.
- ¿Tu Cash Flow es positivo? Mejor: el negocio se sostiene sin ahogarse.
- ¿Tu Balance es razonable? Perfecto: el riesgo financiero está controlado.
2. Proyecta tus ventas (Bottom-Up) con un embudo simple
La proyección más creíble no es “captaremos el 1% del mercado”. Es la que puedes explicar con una servilleta. Un enfoque bottom-up se construye con drivers (palancas) que controlas o puedes estimar.
2.1. El embudo mínimo viable (para casi cualquier negocio)
Usa esta fórmula base: Leads (o visitas) × Conversión × Ticket medio
Ejemplo (servicios):
- 50 leads/mes (personas que piden info)
- 20% conversión a cliente (10 clientes)
- 300€ ticket medio
- Ingresos estimados: 10 × 300€ = 3.000€/mes
Ejemplo (ecommerce):
- 10.000 visitas/mes
- 1,5% conversión (150 pedidos)
- 45€ ticket medio
- Ingresos estimados: 150 × 45€ = 6.750€/mes
2.2. ¿De dónde saco los números si estoy empezando?
- Leads/visitas: presupuestos de marketing, capacidad comercial, acuerdos, o hipótesis conservadora.
- Conversión: empieza baja y mejora poco a poco (mejor pecar de prudente).
- Ticket medio: precios reales, competidores, o 2–3 paquetes (básico/estándar/premium).
2.3. Si es suscripción (SaaS), añade una pieza: churn
En suscripción importa tanto ganar como no perder. Si cada mes se van clientes, tu crecimiento real baja.
- Concepto simple: churn = % de clientes que se van al mes.
- Ejemplo: empiezas con 50 clientes, churn 4% → pierdes 2 clientes/mes solo por desgaste.
Errores típicos al proyectar ventas
- Confundir deseo con plan: “seguro que vendemos” sin drivers medibles.
- Conversión demasiado alta: si no tienes datos, usa prudencia.
- No separar canales: orgánico, pago, partners… tienen conversiones y costes distintos.
3. Estima costes y gastos (sin olvidar lo importante)
Aquí se estropean muchas proyecciones. No porque la gente sea “mala con números”, sino porque se deja cosas fuera. Vas a dividirlo en dos cajones: costes directos y gastos operativos.
3.1. Costes directos (COGS): lo que “cuesta vender”
Son los costes que suben cuando vendes más.
- Materia prima, compra de producto, packaging
- Comisiones, pasarelas de pago
- Envíos (si los pagas tú)
- Soporte o implementación si va por cliente (en algunos modelos)
3.2. Gastos operativos (OPEX): estructura para funcionar
Son los costes para operar, vendas mucho o poco.
- Personal (sueldos + seguridad social)
- Alquiler, suministros, software
- Marketing (ads, herramientas, agencia)
- Servicios profesionales (gestoría, legal, asesoría)
3.3. Método simple para no dejarte nada
- Haz una lista de todo lo que necesitas para operar “un mes normal”.
- Marca cuáles dependen de vender (directos) y cuáles no (operativos).
- Empieza con números conservadores y añade un 10–15% de colchón si estás muy verde.
Errores típicos en costes y gastos
- No incluir el coste real del personal (no solo el neto: también SS y extras).
- Olvidar impuestos indirectos (IVA) y costes bancarios.
- Marketing mágico: esperar ventas sin presupuesto comercial/marketing.
4. Planifica la tesorería (Cash Flow): la caja manda
Esta es la parte que más salva negocios. Puedes ser rentable y quebrar por liquidez. La tesorería se entiende con una pregunta: ¿cuándo cobro y cuándo pago?
4.1. Devengo vs caja (explicación para humanos)
- Devengo (P&L): registras una venta cuando la haces.
- Caja (Cash Flow): registras cuando te pagan.
Si cobras a 60 días, vender en enero no significa tener el dinero en enero.
4.2. Los 4 drivers de tesorería que más impacto tienen
- Plazo de cobro: ¿te pagan al momento o a 30/60/90 días?
- Plazo de pago: ¿tú pagas al contado o a 30/60 días?
- Stock: dinero “atrapado” en inventario.
- Deuda: cuotas de préstamos y líneas de crédito.
4.3. Cómo hacer una previsión de caja básica
- Empieza con tu caja inicial (lo que tienes hoy).
- Estimación de cobros del mes (según tus ventas y tus plazos de cobro).
- Estimación de pagos del mes (proveedores, nóminas, alquiler, impuestos, deuda).
- Caja final = caja inicial + cobros − pagos.
Errores típicos en cash flow
- No meter impuestos: IVA, sociedades, retenciones (dependiendo del caso).
- Olvidar inversión inicial: equipo, web, maquinaria, obra, licencias.
- No contemplar meses malos: estacionalidad o retrasos de cobro.
5. Interpreta resultados: 6 métricas para decidir mejor
No hace falta saberse 50 ratios. Con estas seis, ya puedes detectar la mayoría de problemas:
5.1. Margen bruto
Ingresos − costes directos. Si tu margen bruto es bajo, vender más puede empeorar el problema.
5.2. EBITDA (aprox.)
Beneficio operativo antes de intereses, impuestos y amortizaciones. Útil para ver si el negocio “funciona” antes de financiación.
5.3. Punto de equilibrio (Break Even)
El nivel de ventas mínimo para cubrir tus costes fijos. Si estás lejos, necesitas bajar fijos o subir margen/precio.
5.4. Burn rate (si estás en fase inversión)
Cuánto dinero consumes al mes. Te dice cuántos meses sobrevives (runway) con tu caja actual.
5.5. Caja mínima (colchón)
Decide un umbral: “nunca puedo bajar de X€”. Si lo cruzas, activas medidas (recorte, financiación, cobros).
5.6. Escenarios: conservador / realista / optimista
Esto no es complicación: es control de riesgo. Cambia 2–3 palancas (ventas, conversión, precio, costes) y mira el impacto.
Errores típicos interpretando resultados
- Obsesionarse con beneficio y no mirar caja.
- No medir: si no revisas el modelo cada mes, se vuelve “un PDF muerto”.
- No actuar: la proyección sirve para decidir, no para decorar.
Conclusión y próximos pasos
Tus proyecciones no serán perfectas, y da igual: lo importante es que sean coherentes y te ayuden a anticiparte. Si te quedas con una idea, que sea esta: controla las palancas (ventas, margen, costes y caja) y revisa tu modelo cada mes.
Próximos pasos (recomendado)
- Define tus drivers de ventas (leads, conversión, ticket) y estima un primer año mensual.
- Lista costes directos y gastos operativos. Separa fijos y variables.
- Construye un cash flow mensual con cobros/pagos reales.
- Crea 3 escenarios y decide qué harías en cada uno.
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